Sähköinen asiointi Sauvo-Karunan seurakunnan kanssa
Sauvo-Karunan seurakunnan kanssa on ollut mahdollista asioida sähköpostitse 1.6.2004 lähtien.
Asioita voi laittaa vireille seurakunnassa sähköpostitse näiden pikaohjeiden ja oheisen kirkkoneuvoston hyväksymän ohjesäännön mukaisesti.

Mitä voin toimittaa sähköpostitse?
Asioita, joita muutenkin voit hoitaa kirjallisesti, muutamin poikkeuksin.
Voit
* tehdä aloitteen tai anomuksen seurakunnalle (hallintoelimelle tai viranhaltijalle)
* vaatia kirkkoneuvostoa oikaisemaan  päätöksen, jonka suhteen Sinulla on muutoksenhakuoikeus
* ilmoittautua seurakunnan järjestämälle retkelle tai leirille
* ilmoittaa halukkuutesi liittyä kirkkoon
* jne.

Et voi
* pyytää avioliiton esteiden tutkintaa
* tehdä seurakuntaa sitovaa varausta kirkolliseen toimitukseen tai seurakunnan tiloihin
* ilmoittaa eroavasi kirkosta.

Mihin osoitteeseen?
sauvo.karuna@evl.fi on seurakunnan keskitetty sähköpostiosoite, joka tarkistetaan Kirkkoherranviraston palvelupäivinä ainakin kahdesti, joten yleisluontoiset  viestin tulee lähettää siihen. Asian käsittelyn myöhemmässä vaiheessa valmisteleja saattaa pyytää jatkoviestit omaan osoitteeseensa.
Tietylle henkilölle tarkoitetut viestit lähetetään hänen omaan osoitteeseensa.

Liitetiedostot?
Älä lähetä asiaasi liitetiedostona, ellei siitä ole erikseen sovittu.
Usein asiatekstin liittäminen asiakirjoihin on helpointa suoraan sähköpostitekstistä.

Virusvaaran vuoksi voimme joutua tuhoamaan liitetiedostollisen viestin avaamatta sitä.
Liitetiedosto voi jäädä avaamatta myös yhteensopivuusongelmien vuoksi, siis siksi, että meillä ei ole sopivaa ohjelmaa.
Seurakunnan tietoturvavastaava on ilmoittanut 6.3.2015, että sallittuja tiedostomuotoja ovat:
- .pdf tiedostoille, joita ei ole tarpeen seurakunnassa muokata

- OpenDocument -tiedostomuodot (.odt, .ods, .odp) tiedostoille, joita on tarkoitus seurakunnassa muokata
- .jpg, (.jpeg)  kuvatiedostoille
 
Johdanto
Sauvo-Karunan seurakunnan kanssa voi asioida sähköisesti sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa  annetun lain (13/2003), sähköisistä allekirjoituksista annetun lain (14/2003) ja alla olevien määräysten mukaan, kuten kirkkoneuvosto on 27.4.2004 § 53 päättänyt. Kirkkoneuvosto on 26.2.2015 § 23 päivittänyt ohjeet seuraavasti.

Sähköisen asioinnin ohjeet
1)   Osoite
Sähköinen asiointi tapahtuu seurakunnan sähköpostiosoitteeseen sauvo.karuna@evl.fi.

2)    Viestien vastaanottaminen
Sähköpostiosoitteen sauvo.karuna@evl.fi postilaatikko luetaan vähintään kaksi kertaa kirkkoherranviraston palvelupäivinä: työpäivän alkaessa ja palveluajan päättyessä. Postilaatikko luetaan myös välittömästi tietyn asian hoitoa varten asetetun määräajan päätyttyä.


3)    Vastaanottamisvastuullinen
Seurakunnan sähköpostilaatikon lukeminen on toimistonhoitajan tehtävä. Hänen poissa ollessaan lukemisesta vastaa talouspäällikkö, ja jos hänkin on estynyt, kirkkoherra.

4)     Ilmoitus viestin saapumisesta
Kun sähköpostilaatikkoon sauvo.karuna@evl.fi saapuu viesti, joka edellyttää hallinnollisia jatkotoimia, viestin saapumisesta ilmoitetaan lähettäjälle sähköpostitse viestissä olevaan vastausosoitteeseen.

5)     Määräaikojen tulkitseminen
Määräaikana saapuneeksi katsotaan viestit, jotka on vastaanotettu määräajan päättymistä välittömästi seuraavalla sähköpostilaatikon lukukerralla. Milloin kyse on viranomaisen pyytämästä asiakirjasta, määräajassa saapuneeksi katsotaan määräajan viimeistä päivää välittömästi seuraavalla sähköpostilaatikon lukukerralla vastaanotettu viesti (LShAs § 11).

6)     Vastaanotettavien viestien muoto
Sähköinen asiointi tapahtuu pelkillä sähköpostiohjelmien viesteillä. Virus- ja yhteen­sopivuusongelmien vuoksi liitetiedostoja ei oteta vastaan, ellei niistä ole tapauskohtaisesti erikseen sovittu. Seurakunnan tietoturvavastaava päättää, mitä liitetiedostojamuotoja
otetaan vastaan.


7)     Poikkeukset osoitteessa
Tapauskohtaisesti voidaan käyttää myös jonkun viranhaltijan tai työntekijän sähköpostiosoitetta. Kysymykseen tulevat tällöin esim. jonkin tilaisuuden ilmoittautumiset tai asiat, jotka luottamuksellisuutensa vuoksi halutaan laittaa vireille tietyn viranhaltijan kautta. Tällöin lähettäjän on varauduttava siihen, että kyseistä sähköpostiosoitetta ei lueta säännöllisesti esim. loman, vapaapäivien, leirin tai sairauden vuoksi.

8)    Sähköisen asioinnin rajaukset
Sähköisesti voidaan laittaa vireille ja hoitaa asioita, jotka voidaan muutoinkin hoitaa kirjallisesti. Jos asia vaatii todentamisekseen tai sitoutumisen varmentamiseksi alkuperäistä allekirjoitusta, se voidaan sulkea sähköisen asioinnin ulkopuolelle asiasta vastaavan viranhaltijan tai työntekijän päätöksellä. Erityisesti todetaan , että sähköisesti ei voi hoitaa avioliiton esteiden tutkintapyyntöä eikä kirkosta eroamista. Lisäksi todetaan, että kirjallisesti seurakunnalle toimitetut kirkkojen ja kirkollisten toimitusten varaukset sekä muut vastaavat eivät sido seurakuntaa, koska ne edellyttävät erillistä aikataulusta ja paikasta sopimista.

9)  Ohjeiden saatavuus
Ohjeet sähköisestä asioinnista Sauvo-Karunan seurakunnan kanssa ovat seurakunnan kotisivuilla www.sauvo-karunanseurakunta.fi omana sivunaan.